En el día a día de un departamento de Calidad, solemos decir que “lo que no está escrito, no existe”. Sin embargo, en las auditorías externas de esquemas IFS, BRCGS o FSSC 22000, se evidencia un fallo sistemático: muchas empresas tienen carpetas llenas de documentos, pero con frecuencia falta el hilo conductor que los une con la realidad del producto.
Uno de los puntos más vulnerables es en la gestión de materias primas que no compramos directamente al fabricante. El riesgo alimentario no nace en la oficina comercial de un intermediario, sino en la planta de producción, y si nuestro sistema documental no refleja esa conexión, perdemos el control real sobre la inocuidad.
Definiciones clave según la norma BRCGS v9
Para gestionar correctamente a nuestros proveedores, lo primero es hablar el mismo idioma. La norma define claramente a cada actor de la cadena:
- Contratista o proveedor: Persona u organización que proporciona servicios o materiales. La persona, firma, empresa u otra entidad a la que está dirigida una orden de compra de suministro del establecimiento.
- Fabricante: Una empresa que elabora productos a partir de materias primas o componentes y envasa el producto o lo suministra a granel. También se puede considerar fabricante a un envasador que envasa producto en unidades para la venta minorista de materiales suministrados a granel.
- Agente: Una empresa que facilita el comercio entre un establecimiento o empresa y sus proveedores de materias primas, envases o con sus clientes, a través de la prestación de servicios, pero que en ningún momento es propietaria o titular de los productos.
- Importador: Una empresa que facilita el traslado de productos a través de una frontera internacional. Generalmente, el primer receptor de los productos en ese país.
La realidad operativa: ¿Por qué usamos distribuidores?
En la industria alimentaria es muy habitual que las materias primas se adquieran a través de un agente, intermediario o importador, a quienes llamaremos genéricamente distribuidores.
Esta es una práctica lógica y extendida por varias razones:
- Eficiencia logística: Permite comprar distintos ingredientes a un solo proveedor, reduciendo el número de homologaciones, pedidos y recepciones.
- Competitividad: Los grandes distribuidores de ingredientes y envases suelen conseguir precios muy atractivos gracias al volumen.
- Simplificación del control: Si el fabricante está en un país lejano (como China u otros mercados asiáticos), el distribuidor actúa como enlace, facilitando gestiones que para una fábrica mediana serían inasumibles directamente.
Sin embargo, esta comodidad operativa no debe convertirse en una barrera de opacidad. La norma BRCGS exige que, aunque compremos a un intermediario, sepamos quién está detrás del producto.
¿Qué nos exige el requisito de control de proveedores?
La norma BRCGS es muy clara al respecto. Cuando no compramos directamente al origen, nuestra responsabilidad se extiende:
Cuando se adquieren materias primas (incluidos envases primarios) de empresas que no son el fabricante, envasador o consolidador (p. ej., de un agente, intermediario o mayorista), el establecimiento deberá conocer la identidad del último fabricante o envasador, o en el caso de bienes básicos a granel, el lugar de consolidación de la materia prima.
Se deberá obtener información que permita aprobar al fabricante, envasador o consolidador, según las cláusulas 3.5.1.1 y 3.5.1.2, ya sea del agente/intermediario o directamente del proveedor, a menos que el agente/intermediario cuente con certificación según una Norma BRCGS (p. ej., Norma mundial de agentes e intermediarios) o una norma comparable con GFSI.
El reto de la transparencia
Para que este control sea realmente efectivo y no se convierta en un caos de duplicidades, el primer paso es definir nuestra estrategia de solicitud.
A veces nos encontramos con la reticencia del distribuidor a desvelar quién es el fabricante por miedo a que el cliente final le “puentee” comercialmente.
No obstante, desde la seguridad alimentaria, esto es un punto no negociable. Sin conocer al fabricante, no hay evaluación de riesgos válida ni transparencia posible.
Evitando duplicidades documentales
Una vez identificados ambos actores, debemos documentar qué le pedimos a cada uno para no trabajar doble:
- Certificados GFSI: ¿A quién se lo pedimos? Aunque el distribuidor tenga su propio certificado de Agents and Brokers, muchas empresas exigen el certificado del fabricante para asegurar que la planta de producción cumple los estándares. Ambas opciones pueden ser válidas, pero debes decidir y documentar tu propia política.
- Fichas Técnicas: Lo importante no es quién entrega el papel, sino que la información emane del fabricante (quien conoce el producto). Debemos definir un único interlocutor para las actualizaciones.
Problemáticas comunes en la gestión manual
En nuestra experiencia, la gestión manual (Excel, emails) suele fallar en estos puntos críticos:
- Relación Proveedor-Fabricante: No tener registrado quién suministra qué y de quién viene originalmente.
- Gestión de la demanda al distribuidor: Cuando un distribuidor nos lleva 20 productos de 10 fabricantes, es difícil explicarle exactamente qué ficha técnica le estamos reclamando si no tenemos la trazabilidad digitalizada.
- Reasignaciones: Si un producto pasa a ser suministrado por un nuevo distribuidor, pero el fabricante es el mismo, el sistema debería permitir reasignarlo sin perder el histórico ni la documentación ya aprobada.
- Vigilancia de vigencias: El tiempo que se pierde revisando fechas de caducidad de certificados y reclamándolos por email es incalculable y genera riesgos de seguridad si un documento vence sin que nos demos cuenta.
En Smel food hemos diseñado nuestro servicio recogiendo la experiencia de miles de horas de auditoría para resolver estas ineficiencias de forma operativa.
Nuestra plataforma permite registrar y relacionar de forma automática a proveedores y fabricantes, creando el mapa de relaciones necesario para los casos en los que un mismo distribuidor maneja múltiples fabricantes y productos.
Al automatizar las solicitudes, Smel le especifica al distribuidor exactamente de qué fabricante y de qué producto concreto se requiere la documentación, evitando confusiones y el intercambio infinito de correos erróneos.
Además, facilitamos la reasignación de productos entre suministradores, manteniendo siempre la integridad de la información.
Para que tu equipo de Calidad pueda centrarse en la seguridad y no en la burocracia, Smel automatiza la reclamación de documentos: el sistema detecta cuándo un documento está próximo a caducar y envía automáticamente la reclamación al contacto adecuado, asegurando que tu sistema de gestión esté siempre al día, cumpla con los estándares internacionales más exigentes y resuelva todas las casuísticas comentadas en este artículo.
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