Módulo 1: Documentación de proveedores

Este módulo de SMEL te permitirá

Gestionar digitalmente la documentación de proveedores que se requiera para mantener el cumplimiento de las principales normas de Seguridad alimentaria.

Disponer de la documentación aplicable a cada proveedor desde la ficha de proveedor.

Asignar los documentos necesarios a cada producto.

Controlar y consultar documentos en estado “Caducado” o próximo a caducar.

Monitorizar el estado de cada producto evaluando la condición de sus documentos correspondientes, incluyendo los productos en estado “Incompleto”, porque no tengan asignados aún todos los documentos obligatorios.

Enviar un email automatizado al proveedor directamente desde la ficha del documento caducado, dejando registro de dicho envío y de su contenido. Recabar de forma automática la respuesta del proveedor en la ficha del documento.

Disponer de todo este sistema en una web, accesible desde cualquier dispositivo y con un sistema de roles controlado por la empresa, de forma que cualquier usuario de la organización pueda acceder a la información pertinente con los permisos asignados.

Mantener comunicaciones con los proveedores relativas a un producto o a un documento desde la propia ficha de producto o de documento, dejando registro de toda la comunicación saliente y entrante.

¿Qué ventajas reporta este sistema frente a un sistema en papel o en excel?

Toda la información está centralizada en un sistema, controlada por permisos y accesible a cualquier persona de la organización.

Los documentos, con su fecha de vencimiento, título, proveedor, etc se vinculan a los archivos (p.e. el certificado en pdf), productos y proveedores.

Se puede navegar ágilmente de una entidad a otra. P.e. de un documento a su producto, de un producto al proveedor correspondiente, de un proveedor a sus documento, etc.

Se pueden hacer filtros y búsquedas de formas muy diversas y de manera muy ágil.

Las caducidades y estados de los documentos y productos se pueden controlar de diversas maneras y muy eficazmente.

Se automatiza la reclamación de documentos no actualizados a cada proveedor y se conserva un registro con total trazabilidad de envío y respuesta.