Dando continuidad a la serie sobre errores habituales en seguridad alimentaria, en esta segunda parte nos centramos en la gestión de la documentación de proveedores. Un ámbito clave que, en la práctica, suele generar más incidencias de las que debería y mucho desgaste en el día a día de las empresas.
Ejemplos:
- Documentos que faltan porque no se solicitaron a tiempo o se dio por hecho que ya estaban disponibles. Esto suele ocurrir cuando la solicitud de documentación depende de acciones manuales puntuales. Recomendación: definir qué documentos son obligatorios para cada proveedor y establecer un sistema que automatice las solicitudes y los recordatorios o, al menos, los recordatorios para realizar esta reclamación de forma manual.
- Dudas sobre si la documentación debe aportarla el proveedor o el distribuidor. Esta ambigüedad genera retrasos, documentos incompletos y discusiones innecesarias en auditoría. Recomendación: asignar responsabilidades de forma explícita según el tipo de proveedor y el rol que ocupa en la cadena de suministro.
- Solicitudes irregulares o poco claras, que hacen que los proveedores no respondan o lo hagan de forma incompleta. Recomendación: estandarizar las solicitudes de documentación para que el proveedor reciba toda la información que necesita y con unos mismos criterios y formatos.
- Falta de claridad sobre qué documentación es necesaria para cada materia prima concreta. Esto lleva a pedir documentos de más o a no pedir los que realmente son críticos. Recomendación: elaborar un listado de tipos de documentos y mantener una relación clara entre categoría de producto y documentación exigida.
- Documentos caducados o revisados fuera de plazo, detectados cuando ya hay una auditoría encima. Recomendación: trabajar con sistemas que controlen fechas de validez y alerten con antelación.
Cuando la documentación de proveedores se gestiona sin una estructura clara, el resultado es una sensación constante de ir apagando fuegos. Por eso creemos que debe abordarse como un proceso estable y bien definido, pensado para aportar control y tranquilidad en el día a día, y no solo para “salir del paso” en auditorías.
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