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Documentos
La documentación de los proveedores se estructura a través de los productos.
Documentos y Archivos
No debemos confundir un Documento con un archivo.
El Documento es la ficha del programa que tiene la información clave sobre el archivo. P.e:
Como se puede ver en la imagen anterior, el Documento es la ficha del programa que tiene información como tipo de documento, fecha del documento o fecha de vencimiento.
Sin embargo el archivo es, por ejemplo, el PDF que adjuntamos donde se puede ver/descargar el certificado.
Debemos entender que la fecha clave es la que asignamos al Documento y que nos servirá de aviso p.e. para controlar futuras caducidades.
El documento toma automáticamente como título: Tipo de documento-Producto-Proveedor.
Crear un nuevo Documento
Es tan sencillo como elegir un tipo de documento, asignarle una fecha, establecer el plazo de vencimiento y subir el archivo (p.e. un pdf) desde tu equipo.
Cambio automático de estado del documento
En función de la fecha de vencimiento y del Inicio de notificaciones, que se puede establecer por defecto, el documento pasará automáticamente a “Caducado” cuando corresponda.
Asimismo y si lo deseamos, puedes recibir una alerta en tu email sobre esa circunstancia. Como alternativa también puede consultar periódicamente un listado de documentos caducados o próximos a caducar.
Más abajo explicamos como reclamar automáticamente la actualización de documentos al proveedor en función de su estado.
Automatización de envíos al proveedor
Si así lo deseas, el sistema enviará un email automáticamente al proveedor reclamando la actualización de cada documento caducado o a punto de caducar.
El email se envía mediante plantillas personalizadas y se conserva registro del envío en la ficha de documento, además de recibir copia en la dirección de email asignada.
El envío puede incluir un formato plantilla si es aplicable, p.e. al solicitar al proveedor que cumplimiente un “Cuestionario de homologación”.
La respuesta del proveedor se almacenará en la ficha de documento correspondiente, a la vez que recibimos alerta en una dirección de correo electrónico (a fin de conocer que tenemos su respuesta).
De esta forma queda una total trazabilidad de las comunicaciones con el proveedor, estados del documento y notas que queramos añadir.
Esto toma todavía más sentido si también enviamos las comunicaciones complementarias y no automatizadas al proveedor desde su ficha de documento o de producto. Para ello podemos enviar emails de forma muy sencilla y mediante plantillas personalizadas.
Información adicional
Además, podemos configurar la frecuencia de los recordatorios. P.e. por si el proveedor no nos responde en un periodo determinado de tiempo.
Documentos de Producto y documentos de proveedor
El sistema diferencia entre documentos “de Producto” y documentos “de Proveedor”.
Si bien los primeros se enlazan con un único producto, los segundos se pueden enlazar con n productos de un mismo proveedor.
P.e. una ficha técnica de un tipo de leche será un documento del producto de ese tipo de leche y no tendrá sentido enlazar esa Ficha técnica a otros productos diferentes, ya que cada uno tendrá la suya propia.
Sin embargo un Certificado GFSI puede abarcar diversos productos de un mismo proveedor y será mucho más eficiente crearlo una única vez, controlarlo una única vez, pero aplicarlo a tantos productos como estén en su alcance.
Checklist de comprobación por Tipo de documento
Si lo deseas, puedes utilizar un checklist pregrabado para la comprobación de los documentos.
¿Quieres saber más sobre este módulo?
Entrando en los siguientes apartados entenderás mejor otras funcionalidades de este módulo:
